RFP设备购置成功的细节

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(图片由Ingram Publishing授权)

马特·坡 |

专家说口头指示和建议不充分

亚特兰大—当需要购买新的洗衣设备时(无论是配备完整的洗衣系统还是升级),您将如何处理?

这是一个重要的问题。一旦确定了购买设备的目标,就可以与供应商联系,找到完成这项工作所需的机器。

这样做的问题是口头请求,说明和规范可能会被误解,或者在以后无法正确记住。

通过向供应商提交价格/建议书(RFP)的书面请求,可以更好地确保您将为公司购买正确的设备-满足生产和运营目标的设备。

E的子公司American Laundry Systems总裁兼首席执行官Gerard O'Neill&O Mechanical在他最近举行的名为“清洁展”的研讨会上深入讨论了设备RFP及其重要性和价值。 设备采购411.

该建议提供了以下建议,可以在您下次购买设备时帮助您制定更有效的RFP。

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这似乎很明显,但是如果您不进行RFP流程,就无法获得收益。奥尼尔强调,口头指示和建议是不够​​的。

他说:“这会再次困扰您。”

在言语步伐的每一个环节,都有机会让您(包括您)忘记一些细节。以后可能会导致问题。

根据O'Neill所说,如果处理正确,RFP可以根据财务,基准,预期结果和所寻求的结果清楚地详细说明该项目的参数。

奥尼尔说:“这些提议为在看似平等之间进行选择提供了基础。” “ RFP和对RFP结果的后续分析将很快表明,并非所有的人都是平等的。”

此外,根据O’Neill的说法,供应商在书面建议中提供的信息(包括组织和详细程度)可以揭示供应商的质量。

细节

供应商需要您提供尽可能多的详细信息才能提出建议。这可以帮助防止稍后在此过程中进行修订和更改。

奥尼尔说:“细节不足等于从供应商那里获得的信息不足或不正确。”

关于细节,您应该走多远?他说:“向[供应商]展示一切。”

他要求提供的项目清单包括供应商制定适合您公司的RFP所需的许多因素。

供应商需要知道设备的面积。他们需要知道您对设备的目标是什么。他们需要知道基础结构连接是否是RFP的一部分。他们需要知道工作/交付现场的潜在问题。他们需要知道日期和时间表。

另一个看似明显但可以忽略的领域是您洗衣店的谁将充当供应商的联系人。

O’Neill表示,联系信息很重要,并且您不希望供应商与公司中的多个不同人员交谈,并且可能会收到相互冲突的信息。奥尼尔建议您公司的联系人不要超过两个。

提交RFP O'Neill股份的一条实用建议是为供应商提供该区域的布局/草图,或者将初步设计与RFP指示一起进行。但是,这并不意味着您要在新设备上进行设计。

“不要假装自己是专家,”奥尼尔说。 “突出您的需求,然后让供应商来完成工作。有时候,有些进步是您所不知道的。”

清单

奥尼尔建议提供有关设备的“分类清单”。这意味着要向供应商提供信息,例如您要处理的磅数或件数,设备一周中将要运行多少天以及要使用多少小时,这取决于要购买的设备类型。

对于您要查看的每台设备,请向供应商提供RFP清单,以确保双方都能确保供应商提供了您所需的所有信息。

例如,奥尼尔共享一份物料处理,盥洗室设备,工艺用水系统,锅炉系统,软水器和整理室设备清单。供应商要提供的项目包括最短清洗时间,技术规格,公用事业消耗/连接详细信息,安装和启动指南,将提供​​的培训,保修,支持等。

O’Neill还建议向供应商询问增值想法。要求仍根据您的标准并遵守原始工作范围的替代建议。

处理信息

他说:“您将获得很多信息,而您想要所有这些信息。”

有几种方法可以分析供应商提供的所有信息。首先,创建一个供应商电子表格以组织所有响应。然后,创建一个“积分分配表”。对于此表,您需要提供一个评分系统,以对每个供应商对清单上的项目进行“评分”,例如设备要求,保修和服务以及总价。

奥尼尔说:“这不仅仅与价格有关。”

从书面RFP中收集的所有这些信息中,您将可以在购买设备的每个区域中将搜索范围缩小到认可的供应商。

关于作者

马特·坡

美国贸易杂志

编辑

马特·坡(Matt Poe)是《 美国洗衣新闻。可以通过以下方式联系到他 [电子邮件 protected] or 866-942-5694.

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